Ihre zertifizierte Immobilienverwaltung
Verwalter
Checkliste
des VDIV Bayern
Quelle VDIV Bayern
Ob selbst genutzt oder vermietet: Oft ist die Immobilie zentraler Baustein der privaten Altersvorsorge, Ihr Investment oder Ihr Zuhause.
Bis auf wenige Ausnahmen ist ein Unternehmen mit der Verwalter Ihrer Immobilien betraut. Hier ist die richtige Auswahl zu treffen, ist schwierig, aber entscheidend. Denn die stetig steigenden Anforderungen des Gesetzgebers führen dazu, dass Immobilienverwalter, unzählige Gesetze und Verordnungen beachten müssen, von denen viele immer wieder aktualisiert werden. Werden diese Anforderungen nicht korrekt umgesetzt, kann das für Sie ein Nachteil sein.
Um den Verbraucherschutz zu erhöhen un die Professionalität der Verwalterbranche zu fördern, setzt sich der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV Deutschland) seit vielen Jahren intensiv für die Einführen eines Sachkundenachweises für Immobilienverwalter ein - mit Erfolg! Seit dem 1. Dezember 2023 haben Wohnungseigentümer das Recht von Ihrem Immobilienverwalter den Nachweis der Zertifizierung einzufordern.
Obendrein müssen Immobilienverwalter in einem Zeitraum von drei Jahren 20 Weiterbildungsstunden nachweisen und über eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungsumme von 500.000,00 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000,00 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres verfügen.
Da 20 Weiterbildungsstunden dem komplexen Tätigkeitsfeld des Immobilienverwalters keineswegs gerecht wird, verpflichten sich die Mitglieder der VDIV Landesverbände, die Weiterbildungsstunden auf 45 Stunden freiwillig zu erhöhen und damit mehr als zu verdoppeln.
Zudem verfügen die Mitglieder über eine Vertrauensschadenversicherung, die Ihr Vermögen im Schadenfall zusätzlich schütz.
Unsere Mitgliedschaft im Landesverband VDIV Bayern ist Ihr Gütesiegel für eine professionelle Verwaltungsarbeit.
Gerne beantworten wir Ihnen die Fragen der Verwalter-Checkliste des VDIV Bayern hier:
Allgemein
1
Entfernung
Frage: Ist die Immobilienverwaltung aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Immobilie und dazugehörigen Anlagen ordnungsgemäß zu verwalten?
Antwort: Wir nehmen ausschließlich Objekte in unseren Bestand, die in unserem Einzugsgebiet liegen. Hierzu gehören die Stadt München, das Münchner Umland sowie die Landkreise Dachau, Fürstenfeldbruck und Starnberg.
2
Besichtigung vor Angebotsabgabe
Frage: Hat die Immobilienverwaltung Ihre Liegenschaft vor Angebotsabgabe in Augenschein genommen?
Antwort: Bevor Sie von uns ein Angebot erhalten, vereinbaren wir einen gemeinsamen Ortstermin, bei dem wir uns zusammen das Objekt ansehen.
3
Fragen
Frage: Können Fragen sachgemäß, verständlich und zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden?
Antwort: Wir nehmen uns Zeit für Sie und sind selbstverständlich bemüht, alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit zu beantworten. Es soll nichts ungeklärt bleiben: Nur so kann ein Fundament für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit geschafften werden!
4
Mitgliedschaften
Frage: Ist die Immobilienverwaltung Mitglied in einem der Landesverbände des Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland)?
Antwort: Selbstverständlich! Wir sind Mitglied im VDIV Bayern. Darüber hinaus im Bundesverband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (BVI Deutschland), sowie im Haus&Grund München.
5
Hauptberufliche Tätigkeit
Frage: Ist die Immobilienverwaltung hauptberuflich tätig?
Antwort: Ja, die Immobilienverwaltung "Streit Immobilien | Melanie Streit" wird hauptberuflich geführt.
6
Gewerbeerlaubnis
Frage: Kann die Immobilienverwaltung die seit 1. August 2018 vorgeschriebene Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO) vorlegen?
Antwort: Ja, die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO können wir vorlegen.
7
Erfahrung
Frage: Hat die Immobilienverwaltung bereits nachweisbare Erfahrungen mit der Verwaltung ähnlicher Eigentümergemeinschaften?
Antwort: Die Verwaltungstätigkeit ob WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung ist sehr individuell, pauschale Antworten schwer möglich. Meinen Erfahrungsschatz teile ich deswegen gerne im persönlichen Gespräch mit Ihnen.
8
Referenzen
Frage: Können Referenzen vorgelegt werden?
Antwort: Referenzen legen wir in der Regel nicht vor, da unser Geschäft auf der Weiterempfehlung der von uns betreuten Objekte beruht und der vertrauensvolle und diskrete Umgang mit unseren Liegenschaften und Eigentümern ist äußerst wichtig.
9
Referenz-Objekte
Frage: Sind Referenzobjekte in einem guten bzw. gepflegten Zustand (sofern eine Besichtigung möglich ist)?
Antwort: Siehe Punkt 8; Referenzen
10
Erstbesichtigung | Beirat
Frage: Nimmt sich die Immobilienverwaltung ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung und das Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat?
Antwort: Für den Termin der Erstbesichtigung vor der Angebotsabgabe kalkulieren wir in aus Erfahrung und Objektgröße ca. 30 - 60 Minuten. Wir sehen es nicht nur als Erstbesichtigung: Wir möchten, dass Sie als Beirat wir auch wir ein Gefühl bekommen, ob eine kooperative und vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich wäre. Denn, man sich nicht "riechen" kann, ist eine gute Verwaltungstätigkeit kaum möglich.
Anmerkung: Bei der Erstbesichtigung freuen wir uns nicht nur über das Kennenlernen mit dem Verwaltungsbeirat sondern auch über interessierte Eigentümer.
11
Geschäftsadresse
Frage: Hat die Immobilienverwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
Antwort: Unsere Geschäftsadresse ist Otto-Wagner-Straße 13 in 82110 Germering. Hier heißen wir Sie nach Terminvereinbarung herzlich willkommen.
12
Fort- und Weiterbildung, 1/2
Frage: Werden regelmäßig vom Gewerbebetreibenden sowie von den Objektbetreuern qualitativ hochwertige Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mindestens im gesetzlich geforderten Umfang von 20 Stunden in drei Jahren ( § 34c Abs. 2a GewO) absolviert?
Antwort: Der Umfang unserer Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen ist deutlich höher als der, der gesetzlich gefordert ist. Bitte finden Sie weitere Informationen und eine Übersicht hier.
13
Fort- und Weiterbildung, 2/2
Frage: Zeigt die Immobilienverwaltung wie gesetzlich vorgeschrieben (§ 11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen über die in den vergangenen Jahren absolvierten Weiterbildungen vor?
Antwort: Auch hier sind wir gut strukturiert und können Ihnen diese selbstverständlich auf Verlangen vorzeigen. Die Teilnahme an den verschiedenen Maßnahmen finden Sie hier.
14
Verwaltungsaufgaben / Subunternehmer
Frage:Nimmt die Immobilienverwaltung die Aufgaben selbst, bzw. mit ihrem eigenen Personal wahr und verzichtet auf Subunternehmern für die Verwaltungsaufgaben?
Antwort: Bei uns ist hauptsächlich alles Chefsache! Kein Personalmangel, keine wechselnden Mitarbeiter: Sämtliche Verwaltungsaufgaben werden von uns wahrgenommen!
15
Rahmenverträge
Frage: Hat die Immobilienverwaltung Rahmenverträge mit Energieversorgern oder Kooperationen mit Versicherungsunternehmen?
Antwort: Selbstverständlich verfügen wir über entsprechende Rahmenverträge mit ausgesuchten Partner und greifen auf diese zurück - sofern die GdWE dies wünscht.
Versicherung
1
Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung
Frage: Kann die Immobilienverwaltung die gesetzlich geforderte Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000,00 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000,00 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres vorweisen?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweis erbringen.
2
Betriebshaftpflichtversicherung
Frage: Kann die Immobilienverwaltung eine Betriebshaftpflichtversicherung vorweisen?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweise erbringen.
3
Vertrauensschaden-Versicherung
Frage: Besitzt die Immobilienverwaltung eine Vertrauensschaden-Versicherung zum Schutz Ihres Vermögens?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweis erbringen.
Verträge
1
Vertragsgestaltung / Firmierung
Frage: Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein - ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?
Antwort: Schon aus eigenem Interesse achten wir auf eine korrekte Angabe: Sie gehen Verträge stets mit Streit Immobilien | Melanie Streit ein.
2
Aufgaben der Verwaltung
Frage: Sind die Aufgaben der Immobilienverwaltung klar und übersichtlich geregelt?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag haben wir alle Aufgaben und möglichen Tätigkeiten aufgeführt. Ein transparenten Verhältnis schafft Vertrauen und Sicherheit - für beide Seiten.
3
Befugnisse der Immobilienverwaltung
Frage: Sind die Befugnisse der Immobilienverwaltung klar geregelt?
Antwort: Befugnisse sind in unserem Verwaltervertrag klar geregelt, so weis jeder woran er ist.
4
Pflichten der GdWE
Frage: Sind Pflichten der GdWE (Gemeinschaft der Wohnungseigentümer) klar geregelt?
Antwort: Die Pflichten der Wohnungseigentümergemeinschaft sind in unserem Verwaltervertrag geregelt. Wir empfehlen an dieser Stelle, den Verwaltervertrag gleich mit dem Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung beizulegen und ggf. ebenfalls beschließen zulassen.
5
Verwaltervergütung
Frage: Ist die Verwaltervergütung als Bruttobetrag angegeben?
Antwort: Unsere Verwaltervergütung geben wir sowohl im Netto- als auch im Bruttobetrag an.
6
Grund- und Besondere Leistungen
Frage: Wird im Verwaltervertrag übersichtlich und transparent zwischen einer Festvergütung für Basis- bzw. Grundleistungen sowie einer variablen Vergütung für besondere Leistungen unterschieden?
Antwort: Eine übersichtliche Darstellung und strikte Abgrenzung ist in unserem Verwaltervertrag natürlich vorhanden. Sie sollen klar und schnell erkennen können woram Sie sind.
7
Haftung
Frage: Ist die Haftung klar geregelt?
Antwort: Die Haftung ist bei uns im Verwaltervertrag klar geregelt.
8
Widerrufsbelehung
Frage: Erfolgt eine Widerrufsbelehung?
Antwort: Die Widerrufsbelehung ist fester Bestandteil unseres Verwaltervertrages.
9
Sonderwünsche
Frage: Geht die Immobilienverwaltung auf vertragliche Sonderwünsche ein?
Antwort: Sollte unser Verwaltervertrag tatsächlich noch einen Wunsch offen lassen, dann lassen Sie uns das wissen: Im Rahmen unserer Möglichkeiten und Expertise werden wir versuchen auf Ihre Sonderwünsche einzugehen. Sollte etwas nicht möglich sein, werden wir dies ganz offen kommunizieren.
10
Verwaltervertrag
Frage: Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor - beispielsweise auf Grundlage der VDIV Musterverträge?
Antwort: Unser Verwaltervertrag basiert auf den Bausteinen des Verwaltervertrages vom VDIV und BVI.
Kaufmännische Geschäftsführung & Büroorganisation
1
Feste Ansprechpartner
Frage: Haben Sie feste Ansprechpartner?
Antwort: Ihr Ansprechpartner für Verwaltungsangelegenheiten bin stets ich: Melanie Streit. Bei uns ist die Verwaltungsarbeit Chef-, die persönliche Betreuung Ehrensache. Sie sollen nicht alles ständig von vorne erzählen müssen.
2
Sprechzeiten
Frage: Wir haben Büro- und Geschäftszeiten. Termine vereinbaren wir grundsätzlich nur nach Vereinbarung.
Antwort: Bevor Sie von uns ein Angebot erhalten, vereinbaren wir einen gemeinsamen Ortstermin, bei dem wir uns zusammen das Objekt ansehen.
3
Notrufnummer
Frage: Verfügt Ihre Immobilienverwaltung über eine Notrufnummer?
Antwort: Sollte in Ihrer Liegenschaft tatsächlich ein Notfall vorliegen, informieren Sie bitte immer zuerst die Polizei, die Feuerwehr oder den Rettungsdienst.
In den meisten anderen Fällen ist Ihr erster Ansprechpartner der Hausmeister, erst dann kommt die Immobilienverwaltung ins Spiel.
Nähere Informationen finden Sie hier.
4
Vertreter der Objektbetreuer
Frage: Ist Ihnen der Vertreter des Objektbetreuuers bekannt?
Antwort: Siehe Punkt 1.
5
Aktualität der Verträge
Frage: Prüft die Immobilienverwaltung nach Objektübernahme die Verträge auf Aktualität?
Antwort: Ja, dies gehört zu den grundlegenden Aufgaben bei der Objektübernahme.
6
Aktuelle Verwaltungssoftware
Frage: Verwendet die Immobilienverwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?
Antwort: Wir verwenden Scalara: Eine sehr fundierte, innovative und rechtssicherere Verwaltungssoftware.
7
Moderne Website
Frage: Verfügt die Immobilienverwaltung über eine moderne Website?
Antwort: Die Website wird von uns selbst gestaltet. Wir hoffen natürlich, dass Ihnen diese gefällt und Sie die gewünschten Informationen finden.
8
Kundenportal
Frage: Verfügt die Immobilienverwaltung über ein Kunden- / Onlineportal?
Antwort: Die Erwartungen an ein Kundenportal unsererseits sind hoch: Es muss für Sie als Eigentümer/Mieter übersichtlich und gut zu bedienen sein; Ebenso für uns. Wir freuen uns, dass wir eine optimale Plattform gefunden haben, nach interner Einarbeitung streben wir den Release Mitte 2025 an.
9
Unterlagen für die Eigentümerversammlung
Frage: Die Immobilienverwaltung bereitet für Eigentümerversammlungen die Unterlagen übersichtlich und nachvollziehbar auf?
Antwort: Wir geben uns größte Mühe, die Unterlagen für Sie bestmöglich, übersichtlich und nachvollziehbar zu übermitteln.
10
Protokoll der Eigentümerversammlung
Frage: Die Immobilienverwaltung erstellt und versendet das Protokoll von Eigentümerversammlungen unverzüglich.
Antwort: Wir sind absolut bestrebt, Ihnen das Protokoll in diesem Zeitfenster final zur Verfügung zu stellen.
11
Beschluss-Sammlung
Frage: Die Immobilienverwaltung führt eine verständlich aufgeschlüsselte Beschlusssammlung.
Antwort: Wir führen die Beschluss-Sammlung möglichst ausführlich und übersichtlich. Ziel ist, sich einen schnellen Überblick verschaffen zu können.
12
Buchhaltung
Frage: Die Immobilienverwaltung führt über jeden Vorgang Belege, die transparent und schlüssig sind.
Antwort: Die Buchhaltung ist ein Kernpunkt der Immobilienverwaltung: Getreu dem Motto: Keine Buchung ohne Beleg ist uns hier eine transparente und schlüssige Buchhaltung äußerst wichtig.
13
Jahresabrechnung
Frage: Die Immobilienverwaltung erstellt verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen sowie Wirtschaftspläne
mit allen steuerlichen Ausweisen inklusive des Vermögensberichts nach § 28 Abs. 4 WEG
Antwort: Selbstverständlich! Unser Vorteil ist die rechtssichere Verwaltungssoftware die wir verwenden, hier werden alle von der Rechtssprechung verlangten Dokumente übersichtlich und gut strukturiert erstellt.
14
Einladung
Frage: Die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen ergehen fristgerecht.
Antwort: Wir prüfen stets die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung der Liegenschaft bevor wir die Einladung zur Eigentümerversammlung versenden.
Finanz- und
Vermögensverwaltung
1
Konten
Frage: Die Immobilienverwaltung legt das Hausgeldkonto und die Rücklagekonten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft an.
Antwort: Die Konten werden strikt vom Vermögen der Immobilienverwaltung sowie vom Vermögen anderer GdWE und/oder Dritter angelegt. Stets lautend auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft.
2
Kreditinstitute
Frage: Die Kreditinstitute haben Erfahrung mit WEG-Konten.
Antwort: Vorzugsweise führen wir die Konten unserer Liegenschaften bei der Hausbank München eG oder der DKB Bank über die Verwalterplattform. Aber auch andere Banken können wir mittels unserer modernen Software einbinden.
3
Rücklagen
Frage: Die Höhe der Rücklagen ist nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt. Sie sind mündelsicher angelegt, d. h. besonders risikoarm.
Antwort: Die Höhe der Rücklagen ist selbstverständlich nachvollziehbar und transparent aufgeschlüsselt. Diese werden von uns auf entsprechenden Sparkonten / Unterkonten angelegt.
Technische Verwaltung & Sanierungen
1
Erfahrung
Frage: Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen sind vorhanden.
Antwort: Wir wissen das jedes Objekt anders ist, deswegen steht für uns die individuelle Maßnahme im Vordergrund bei der wir uns für Sie ideale Lösungen/Maßnahmen erarbeiten.
2
Begehungen
Frage: Die Verwaltung nimmt regelmäßig Begehungen vor, um den Erhaltungsbedarf zu ermitteln,
Checklisten und Begehungsprotokolle liegen vor.
Antwort: Wir sind kein Hausmeister-Ersatz, aber: Wir kennen unsere Objekte! Wir wissen was in unseren Liegenschaften vorgeht und sind natürlich immer mal wieder vor Ort. Einmal jährlich vor der ordentlichen Eigentümerversammlung findet in der Regel eine Begehung mit sorgfältiger Protokollierung und ggf. Foto-Dokumentation statt.
3
Expertise
Frage: Die Verwaltung verfügt über eigenes technisches Personal oder externe Dienstleister, um die Eigentümergemeinschaft bei technischen Fragen zu beraten.
Antwort: Eine unserer Stärken ist unser ausgeprägtes Netzwerk an Fachleuten (Juristen, Sachverständige, Handwerker, Dienstleister) die uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen.