Ihre zertifizierte Immobilienverwaltung
Verwalter
Checkliste
des VDIV Bayern
Quelle VDIV Bayern
Ob selbst genutzt oder vermietet: Oft ist die Immobilie zentraler Baustein der privaten Altersvorsorge, Ihr Investment oder Ihr zu Hause.
Bis auf wenige Ausnahmen ist ein Unternehmen mit der Verwaltung Ihrer Immobilie betraut. Hier die richtige Auswahl zu treffen, ist schwierig, aber entscheidend. Denn die stetig steigenden Anforderungen des Gesetzgebers führen dazu, dass Immobilienverwalter, unzählige Gesetze und Verordnungen beachten müssen, von denen viele immer wieder aktualisiert werden. Werden diese Anforderungen nicht korrekt umgesetzt kann, dass für Sie ein Nachteil sein.
Um den Verbrauchschutz zu erhöhen und die Professionalisierung der Verwalterbranche zu fördern, setzt sich der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDV Deutschland) seit vielen Jahren intensiv für die Einführung eines Sachkundenachweises für Immobilienverwalter ein – mit Erfolg. Seit dem 1. Dezember 2023 haben Wohnungseigentümer das Recht von Ihrem Immobilienverwalter den Nachweis einer Zertifizierung einzufordern.
Obendrein müssen Immobilienverwalter in einem Zeitraum von drei Jahren 20 Weiterbildungen nachweisen und über eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 500.000 Euro je Versicherungsfall und eine Million Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres verfügen.
Da 20 Stundenweiterbildung dem komplexen Tätigkeitsfeld des Immobilienverwalters keineswegs gerecht wird, verpflichten sich die Mitglieder der VDIV Landesverbände, die Weiterbildungsstunden auf 45 Stunden freiwillig zu erhöhen und damit mehr als zu verdoppeln.
Zudem verfügen die Mitglieder über eine Vertrauensschadenversicherung, die Ihr Vermögen im Schadensfall zusätzlich schützt.
Unsere Mitgliedschaft im Landesverband VDIV Bayern ist somit Ihr Gütesiegel für eine professionelle Verwaltungsarbeit.
Gerne beantworten wir Ihnen die Fragen der Verwalter-Checkliste des VDV Bayern, das Original finden Sie übrigens hier.
Allgemein
Vertragsgestaltung
Finanz- und Vermögensverwaltung
Versicherungsschutz
Kaufmännisch
Technische Verwaltung / Sanierungen
1
Entfernung
Frage: Ist die Immobilienverwaltung aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Immobilie und dazugehörigen Anlagen ordnungsgemäß zu verwalten?
Antwort: Wir nehmen ausschließlich Objekte in unseren Bestand, die in unserem Einzugsgebiet liegen. Hierzu gehören die Stadt München, das Münchner-Umland sowie die Landkreise Dachau, Fürstenfeldbruck und Starnberg.
2
Besichtigung vor Angebotsabgabe
Frage: Hat die Immobilienverwaltung Ihre Wohnanlage vor Angebotsabgabe in Augenschein genommen?
Antwort: Bevor Sie von uns ein Angebot erhalten, vereinbaren wir gemeinsam einen Ortstermin, bei dem wir uns zusammen das Objekt ansehen.
3
Fragen
Frage: Können Ihre Fragen sachgemäß, verständlich und zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden?
Antwort: Wir nehmen uns Zeit für Sie und sind selbstverständlich bemüht, alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit zu beantworten. Es soll nichts ungeklärt bleiben, nur so kann das Fundament für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit geschaffen werden.
4
Mitgliedschaften
Frage: Ist die Immobilienverwaltung Mitglied in einem der Landesverbände des Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland)?
Antwort: Wir sind Mitglied im VDIV Bayern. Darüber hinaus im Bundesverband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (BVI Deutschland) sowie Haus&Grund München.
5
Hauptberufliche Tätigkeit
Frage: Ist die Immobilienverwaltung hauptberuflich tätig?
Antwort: Ja. Streit Immobilien führe ich, Melanie Streit, hauptberuflich aus.
6
Gewerbeerlaubnis
Frage: Kann die Immobilienverwaltung die seit 1. August 2018 vorgeschriebene Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO) vorlegen?
Antwort: Ja. Die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO können wir vorlegen.
7
Erfahrung / Referenzen
Frage: Hat die Immobilienverwaltung bereits nachweisbare Erfahrungen mit der Verwaltung ähnlicher Eigentümergemeinschaften und können entsprechende Referenzen vorgelegt werden?
Antwort: Unseren Erfahrungsschatz teile ich gerne im Gespräch mit Ihnen, da Wohnungseigentümergemeinschaften sehr unterschiedlich sind, sind pauschale Antworten nicht möglich. Referenzen legen wir in der Regel nicht vor, da unser Geschäft hauptsächlich auf Weiterempfehlungen der von uns betreuten WEGs beruht.
8
Referenzobjekte
Frage: Sind Referenzobjekte in einem guten bzw. gepflegten Zustand (sofern eine Besichtigung möglich ist)?
Antwort: Siehe Punkt 7, Erfahrung / Referenzen.
9
Erstbesichtigung / Beirat
Frage: Nimmt sich die Immobilienverwaltung ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung und das Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat?
Antwort: Für den Termin der Erstbesichtigung vor Angebotsabgabe kalkulieren wir selbstverständlich ausreichend Zeit ein. Wir sehen es nicht nur als Objektbesichtigung. Auch möchten wir, dass Sie als Beirat wie auch wir ein Gefühl bekommen, ob eine kooperative Zusammenarbeit möglich wäre. Denn: Wenn man sich nicht "riechen" kann, ist eine gute Verwaltungstätigkeit kaum möglich.
10
Geschäftsadresse
Frage: Hat die Immobilienverwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
Antwort: Wir haben eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse, die uns hauptsächlich als Besprechungsbüro dient.
11
Fort- und Weiterbildung, Teil 1/2
Frage: Werden regelmäßig vom Gewerbebetreibenden sowie von den Objektbetreuern qualitativ hochwertige Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mindestens im gesetzlich geforderten Umfang von 20 Stunden in drei Jahren (§ 34c Abs. 2a GewO) absolviert?
Antwort: Der Umfang unserer Teilnahme an Seminaren ist deutlich höher als der, den das Gesetz fordert. Bitte finden Sie einen kleinen Eindruck hier.
12
Fort- und Weiterbildung, Teil 2/2
Frage: Zeigt die Immobilienverwaltung wie gesetzlich vorgeschrieben (§11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage Zertifikate / Teilnahmebescheinigungen über die in den vergangenen Jahren absolvierten Weiterbildungen vor?
Antwort: Auch hier sind wir gut strukturiert und können Ihnen diese selbstverständlich auf Verlangen vorzeigen. Ggf. werden wir diese vielleicht noch auf unserer Website einarbeiten,
13
Verwaltungsaufgaben / Subunternehmer
Frage: Nimmt die Immobilienverwaltung die Aufgaben selbst, bzw. mit ihrem eigenen Personal wahr und verzichtet sie auf Subunternehmer für die Verwaltungsaufgaben?
Antwort: Bei uns ist hauptsächlich alles reine Chefsache! Kein Personalmangel, keine wechselnden Mitarbeiter. Sämtliche Verwaltungsaufgaben werden von uns wahrgenommen.
14
Rahmenverträge
Frage: Hat die Immobilienverwaltung Rahmenverträge mit Energieversorgern oder Kooperationen mit Versicherungsunternehmen?
Antwort: Ja, auch wir verfügen über entsprechende Rahmenverträge.
1
Vermögensschaden-Versicherung
Frage: Kann die Immobilienverwaltung die gesetzlich geforderte Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000 € pro Versicherungsfall und eine Million für alle Versicherungsfälle eines Jahres vorweisen?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweis erbringen.
2
Betriebs-Haftpflichtversicherung
Frage: Kann die Immobilienverwaltung eine Betriebs-Haftpflichtversicherung vorweisen?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweis erbringen.
3
Vertrauensschaden-Versicherung
Frage: Besitzt die Immobilienverwaltung eine Vertrauensschaden-Versicherung zum Schutz Ihres Vermögens?
Antwort: Ja. Auf Wunsch können wir Ihnen den Nachweis erbringen.
1
Vertragsverhältnis / Firmierung
Frage: Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein - ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?
Antwort: Die Verträge gehen Sie stets mit Streit Immobilien | Melanie Streit ein. Schon aus eigenen Interesse achten wir hier auf eine korrekte Angabe.
2
Aufgaben der Verwaltung
Frage: Sind die Aufgaben der Immobilienverwaltung klar und übersichtlich geregelt?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag haben wir alle Aufgaben und möglichen Tätigkeiten aufgeführt.
3
Befugnisse der Immobilienverwaltung
Frage: Sind die Befugnisse der Immobilienverwaltung klar geregelt?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag haben wir die Befugnisse klar geregelt.
4
Pflichten der Eigentümergemeinschaft
Frage: Sind die Pflichten der Wohnungseigentümergemeinschaft klar geregelt?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag haben wir auch die Pflichten der Wohnungseigentümergemeinschaft klar geregelt. Wir empfehlen an der Stelle den Verwaltervertrag bei der Wahl der neuen Immobilienverwaltung ebenfalls beschließen zu lassen.
5
Verwaltervergütung
Frage: Ist die Verwaltervergütung als Bruttobetrag angegeben?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag ist die Netto- sowie die Bruttovergütung angegeben.
6
Grund- und Besondere Leistungen
Frage: Wir im Verwaltervertrag übersichtlich und transparent zwischen einer Festvergütung für Grundleistungen sowie einer variablen Vergütung für besondere Leistungen unterschieden?
Antwort: In unserem Verwaltervertrag haben wir die Grundleistungen von den besonderen Leistungen deutlich voneinander abgegrenzt.
7
Haftung
Frage: Ist die Haftung klar geregelt?
Antwort: Ja. Die Haftung ist geregelt.
8
Widerrufsbelehrung
Frage: Erfolgt eine Widerrufsbelehrung?
Antwort: Eine Widerrufsbelehrung ist Bestandteil unseres Verwaltervertrages.
9
Sonderwünsche
Frage: Geht die Immobilienverwaltung auf vertragliche Sonderwünsche ein.
Antwort: In unserem Rahmen versuchen wir auf Sonderwünsche einzugehen. Sollte etwas nicht möglich sein, werden wir dies ganz offen kommunizieren.
10
Verwaltervertrag
Frage: Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor - beispielsweise auf Grundlage der VDIV Musterverträge?
Antwort: Unser Verwaltervertrag basiert auf dem VDIV Mustervertrag. Wenn wir Ihnen ein Angebot übersenden, senden wir Ihnen auch stets unseren Mustervertrag mit.
1
Büro-Organisation
Frage: Erscheint die Büroorganisation / der Bürobetrieb professionell.
Antwort: Für uns ist Struktur und Klarheit ein wichtiger Baustein in unserem täglichen Tun. Eine ordnungsgemäße Verwaltung, auch bezüglich der Büroorganisation ist für uns essentiell.
2
Ansprechpartner / Erreichbarkeiten
Frage: Gibt es feste Ansprechpartner und Erreichbarkeiten?
Antwort: Wie bereits geschildert, ist bei uns hauptsächlich alles Chefsache. Kein Personalmangel, keine wechselnden Mitarbeiter. Unsere Bürozeiten sind von Montag bis Freitag von 9:30 bis 14:00 Uhr.
2
Website
Frage: Verfügt die Immobilienverwaltung über eine professionell gestaltete Website?
Antwort: Unsere Homepage ist echte Handarbeit und ich freue mich wenn Sie Ihnen gefällt.
3
Kunden- / Onlineportal
Frage: Gibt es auf der Website ggf. ein Kunden-/Onlineportal, auf dem Dokumente, Vertrage und/oder weiterführende Informationen für Eigentümer/Mieter abrufbar sind.
Antwort: Eine Anbindung ist in Bearbeitung, kann allerdings Zeit in Anspruch nehmen, dass haben wir leider nicht in der Hand. Sollten Sie auf ein Portal bestehen können wir über unsere Verwaltersoftware auf eine Alternative zurückgreifen.
4
Prüfung der Verträge
Frage: Prüft die Immobilienverwaltung bei Übernahme der Eigentümergemeinschaft die mit Dritten bestehenden Verträge darauf, ob sie aktualisiert werden müssen?
Antwort: Dies gehört für uns zur ordnungsgemäßen Verwaltungsarbeit.
5
Erreichbarkeit / NotfallTelefonnummer
Frage: Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Bürozeiten bzw. Sprechstunden und eine Notfall-Telefonnummer?
Antwort: Kommunikation ist eine wichtige Grundsäule der Verwaltungstätigkeit: Wir sind zu unseren Bürozeiten für Sie erreichbar. Ggf. rufen wir Sie natürlich baldmöglichst zurück. Eine separate Notfall-Telefonnummer ist nicht nötig, da die Weiterleitung auf unsere Mobil-Telefone gegeben ist. Lesen hier bitte mehr dazu.
6
Einladungen Eigentümerversammlung
Frage: Ist Ihnen bekannt, ob die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht ergehen?
Antwort: Grundsätzlich findet der Versand fristgerecht statt. Bei der Übernahme einer Liegenschaft prüfen wir die Gemeinschaftsordnung/Teilungserklärung ob zur gesetzlich geregelten Versandzeit Abweichungen vorhanden sind.
7
Unterlagen Eigentümerversammlung
Frage: Wissen Sie, ob die Unterlagen für Eigentümerversammlungen übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet sind?
Antwort: Sie sollen schnell einen Überblick gewinnen. Eine übersichtliche Aufbereitung sehen wir als essentiell.
8
Protokoll Der Eigentümerversammlung
Frage: Ist Ihnen bekannt, ob die Verwaltung bei Eigentümerversammlungen unverzüglich ein Protokoll erstellt und dieses an die Eigentümer versendet?
Antwort: Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung wird unverzüglich erstellt und anschließend an die Eigentümer versendet.
9
Beschluss-Sammlung
Frage: Führt die Verwaltung nach Ihrem Wissen eine Beschlusssammlung, und ist diese verständlich aufgeschlüsselt?
Antwort: Wir führen die gesetzlich vorgeschriebene Beschuss-Sammlung in elektronischer Form, übersichtlich und aufgeschlüsselt.
10
Vorgänge
Frage: Ist für Sie ersichtlich, dass über jeden Vorgang Belege geführt werden? Sind diese Vorgänge und Belege nachvollziehbar und transparent?
Antwort: Keine Buchung ohne Beleg! Da wir mit dem Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft wirtschaften, ist größtmögliche Transparenz essentiell, um den Vertrauensvorschuss, den wir von Ihnen erhalten gerecht zu werden.
11
Jahresabrechnung / Wirtschaftsplan
Frage: Werden Ihres Wissens nach verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen / Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen inklusive des Vermögensberichts nach § 28 Abs. 4 WEG erstellt?
Antwort: Diese zwei Dokumente müssen übersichtlich und verständlich gestaltet sein. Sie sollen einen schnellen Überblick gewinnen und alles nachvollziehen können. Das ist uns ein großes Anliegen!
12
Software
Frage: Verwendet die Immobilienverwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?
Antwort: Wir verwenden die professionelle Verwaltungssoftware von Software24 "Win-CASA" für unsere Immobilienverwaltung.
13
Vertretung
Frage: Verfügt der zuständige Objektbetreuer im Krankheits- und Urlaubsfall über eine Vertretung innerhalb des Unternehmens?
Antwort: Auch im Krankheits- oder Urlaubsfall ist die Betreuung Ihrer Liegenschaft gewährleistet! Im Krankheitsfall arbeite ich vom Homeoffice aus und im Urlaub sind einfach auch gewissen Verwaltungsarbeiten zu leisten, denn:
"Wenn du liebst, was du tust,
wirst du nie wieder in deinem Leben arbeiten."
-Konfuzius-
1
Hausgeldkonto
Frage: Wird das Hausgeldkonto auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft angelegt?
Antwort: Selbstverständlich! Alles andere widerspricht ordnungsgemäßer Verwaltung.
2
Rücklagenkonten
Frage: Wird auch bei Rücklagekonten die Wohnungseigentümergemeinschaft die Kontoinhaberin.
Antwort: Selbstverständlich! Alles andere widerspricht ordnungsgemäßer Verwaltung.
2
Kreditinstitute
Frage: Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
Antwort: Ja! Vorzugsweise führen wir die Konten bei der Hausbank München oder der DKB-Bank.
3
Rücklagen, Teil 1/2
Frage: Kann die Höhe der Rücklagen nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt werden?
Antwort: Auf jeden Fall!
4
Rücklagen, Teil 2/2
Frage: Werden die Rücklagen mündelsicher angelegt, so dass Wertverluste praktisch ausgeschlossen sind?
Antwort: Ja.
1
Hausgeldkonto
Frage: Sind Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen vorhanden?
Antwort: Noch nicht. Aber wir lieben Herausforderungen und werden auch das für Sie meistern! Vielleicht für Sie von Vorteil, da wir nicht in alte Muster verfallen!
2
Regelmäßige Objektbegehungen
Frage: Nimmt die Immobilienverwaltung regelmäßig Begehungen vor, um den Erhaltungsbedarf zu ermitteln und gibt es dafür Checklisten und Objektbegehungsprotokolle?
Antwort: Eine regelmäßige Objektbegehung einschließlich sorgfältiger Protokollierung und Foto-Dokumentation findet in der Regel einmal im Jahr gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat statt.
3
Angebote
Frage: Werden bei größeren Maßnahmen, z. B. Sanierungen, mehrere nachvollziehbare Angebote eingeholt?
Antwort: Ja.
3
Fachleute
Frage: Verfügt die Verwaltung über eigenes technisches Personal oder externe Dienstleister (u. a. Energieberater, Architekten, Sachverständige, Messdienstleister), um die Eigentümergemeinschaft bei technischen Fragen zu beraten? Kann der Verwalter den Eigentümern bei Bedarf die Beauftragung von geeigneten Fachleuten empfehlen?
Antwort: Selbstverständlich verfügen wir über ein ausgeprägtes Netzwerk, auf das wir bei Bedarf auf Wunsch zurückgreifen. Einen ersten Eindruck gewinnen Sie hier.