Dient der Willensbildung der GdWE (Gemeinschaft der Wohnungseigentümer).
Die Eigentümerversammlung ist vom Verwalter gem. § 24 Abs. 1 WEG mindestens einmal jährlich einzuberufen. Der Zeitpunkt ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Nach allgemeiner Meinung beträgt diese 3 - 6 Monate nach Ende der Wirtschaftsperiode.
Bestimmte Anlässe können die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung erfordern. Beispiele sind ein finanzieller Engpass, eine unvorhergesehene Maßnahme zur Erhaltung, Baumängelverfolgung, etc.
Darüber hinaus hat der Verwalter eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer (nach Köpfen) die Einberufung einer Versammlung unter Angabe von entsprechenden Gründen verlangt.
Die Einberufung erfolgt gem. § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG in Textform. Hierbei ist auf jeden Fall die Zeit und der Ort der Versammlung anzugeben und die Tagesordnung mitzusenden. Beschlussanträge von Eigentümern sind vom Verwalter auf die Tagesordnung zu setzen, sofern diese ordnungsgemäßer Verwalter entsprechen. Bei der Reihenfolge der Tagesordnungspunkt sowie der Gestaltung der Tagesordnung ist der Verwalter frei.
Die gesetzliche Ladungsfrist beträgt nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG drei Wochen, die Ladungsfrist kann aufgrund von Regelungen in der Teilungsklärung abweichen. Dies ist vorab von der Verwaltung zu prüfen. Eine Unterschreitung der Ladungsfrist ist bei besonderer Dringlichkeit möglich. In einer solchen Eilversammlung dürfen dann nur die tatsächlichen dringlichen Angelegenheiten behandelt werden.
Bei der Abhaltung ist grundsätzlich das Gebot der Nichtöffentlichkeit zu beachten. Die Eigentümer sollen unbefangen und ohne Einflussnahme die Angelegenheiten der Gemeinschaft erörtern können. Den Versammlungsvorsitz hat in der Regel der Verwalter. Es besteht die Möglichkeit, einen anderen Vorsitzenden mittels einfacher Mehrheit zu wählen, dieser ist dann auch für die Erstellung des Protokolls zuständig.
An der Teilnahme der Versammlung sind grundsätzlich Eigentümer erlaubt, die im Grundbuch eingetragen sind. Vertretungen bedürfen einer Vollmacht in Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), oft sind Vertretungsbeschränkungen in der Teilungserklärung geregelt, die zu beachten sind.
Abstimmungen erfolgen bis auf wenige Ausnahmen mittels einfachem Mehrheitsbeschluss (mehr Ja- als Nein-Stimmen). Ohne Beschlussverkündung gelten Beschlüsse als nicht gefasst.
Das Protokolll der Versammlung als Ergebnisprotokoll ist rechtlich ausreichend. Es ist nach WEG n. F. unverzüglich zu erstellen und soll mit allen Unterschriften versehen sein: Versammlungsleiter, Beirat, Eigentümer. Es grundsätzlich besteht keine Pflicht, das Protokoll an die Eigentümer zu versenden oder dies z. B. in einem Eigentümerportal zur Verfügung zu stellen.
Anschließend sind die Beschlüsse in der vom Verwalter geführten Beschluss-Sammlung einzutragen.
Beschlüsse sind stets unverzüglich durchzuführen/umzusetzen. Ein Beschuss ist so lange gültig, bis er durch ein Gericht für ungültig erklärt wird. Es kann aus Sorge einer Anfechtung die einmonatige Einspruchsfrist abgewartet werden, dies sollte aber mit in den Beschluss aufgenommen werden.